Subrogation de paiement : guide pratique

Subrogation de paiement

Un responsable de formation peut déléguer le paiement des factures des entreprises de formation. Les OPCO ont longtemps assuré ce service. C’est encore le cas aujourd’hui, mais seulement dans certaines circonstances. Il existe également des plateformes d’achat centralisé de formation qui utilisent un formalisme moins lourd pour un objectif similaire, mais moins coûteux.

Définition de la subrogation

La subrogation est une pratique qui permet à un employeur de faciliter le maintien de la rémunération d’un salarié absent (pour cause d’arrêt maladie, de congé parental ou d’accident du travail) en obtenant pour lui les indemnités journalières de la Sécurité sociale (IJSS ou IJ) exigées par l’assurance maladie. Si l’entreprise n’a pas mis en place un mécanisme de subrogation, le salarié absent perçoit deux versements : les IJ de la CPAM et le complément de revenu de l’employeur. Par le biais de la subrogation de paiement, le salarié ne reçoit qu’un seul paiement, tandis que l’entreprise réduit les risques d’erreurs de calcul et simplifie la gestion comptable. Pour engager une action en subrogation, deux conditions doivent être réunies : la rémunération doit être versée en partie ou en totalité pendant toute la durée de l’arrêt maladie et le salaire doit être au moins égal aux IJSS. La subrogation de paiement n’est nécessaire que si la convention collective ou l’accord de branche de votre entreprise le prévoit. Ceci dit, soit le montant du complément de salaire est égal ou inférieur au montant des IJSS et l’employeur subrogé est libre de l’appliquer ou non, soit le montant est inférieur à la somme des IJSS et il faut l’accord du salarié, avec signature.

Quel est le processus de subrogation ?

En tant qu’employeur, c’est à vous de demander la subrogation. Lorsque vous utilisez la DSN (déclaration sociale nominative) pour annoncer un arrêt de travail, faites une demande de subrogation. Remplissez la case « Subrogation » ou « Demande de subrogation de paiement en cas de salaire continu ». Indiquez la date de début de l’arrêt de travail. Même si la date de début tombe sur des jours non ouvrables, elle doit correspondre exactement à la date indiquée par le médecin sur le certificat. Dans le cas contraire, elle peut entraîner une distorsion du délai de carence et un blocage de la subrogation. Indiquez la date maximale de maintien de salaire possible, fixée par la convention collective ou l’accord de branche. Cette date ne correspond pas forcément à la fin de l’arrêt de travail. Fournissez les coordonnées du compte bancaire sur lequel seront versées les indemnités journalières. Il vous appartient, en tant qu’employeur, de mentionner la subrogation sur le bulletin de travail du salarié si vous avez choisi cette option.

Vous aurez besoin d’un logiciel de paie pour vous aider

Le maintien du salaire avec subrogation de paiement nécessite une administration importante de la part de l’employeur, notamment lors de l’établissement du bulletin de salaire. Chaque année, des centaines de modifications des règles de paie sont apportées, ce qui rend la tâche parfois plus difficile. Il apparaît nécessaire de vous doter d’un instrument performant afin de vous conformer aux obligations légales, d’effectuer les calculs adéquats et de respecter les conditions des deux parties. Le programme en ligne vous permet de créer rapidement des fiches de paie conformes en deux minutes environ. Il met également à votre disposition un service de paie disponible par e-mail, chat et téléphone pour vous assister dans la création de vos fiches de paie.

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