Depuis la pandémie qu'est le Covid-19, les restaurants qui se trouvent dans des zones à risques sont contraints de tenir un cahier de rappel des clients. Que ce support soit sur papier ou digitalisé, il doit répondre à des règles et des obligations précises.
Recenser le strict nécessaire
Pour ceux qui ne sont pas au courant, le cahier de rappel des clients dans les restaurants servent à enregistrer les coordonnées de la clientèle qui a été recueillie au service des urgences sanitaire pour des cas de contamination. Ainsi donc, les données de ces cahiers des charges doivent se limiter au strict nécessaire ne comprenant que le contact du client et leurs noms sans plus ni moins. Aussi, lors de la collecte des données pour la mise en place de ce cahier de rappel, le restaurateur n'a nullement le droit de demander l'identité complète du client. En revanche, il est tenu d'enregistrer l'heure et la date selon laquelle le client contaminé a fréquenté son établissement. De même, ce cahier de rappel doit servir à retracer les cas contacts et non à inviter les clients à une soirée à thème ou pour des questionnaires de satisfaction.
Bien informer le client
Les clients doivent également être informés de la raison de cette collecte d'informations et elle doit être claire, simple et précise. Outre que l'identité du restaurant et de l'objectif du cahier des charges, le restaurateur doit également les informer des droits dont ils disposent, les destinataires, mais surtout aux autorités sanitaires qui se chargeront de leurs prises en charge en cas d'infection. Outre que l'identité du restaurant et de l'objectif du cahier des charges, le restaurateur doit également les informer des droits dont ils disposent, les destinataires, mais surtout aux autorités sanitaires qui se chargeront de leurs prises en charge en cas d'infection. Au bout de 14 jours, le cahier de rappel doit être détruit selon le ministère de la solidarité Française. Si aucun cas contact ne s'est manifesté depuis, même si de telles éventualités ont eu lieu d’être, il est important de sécuriser les données.
Protéger les données
Le restaurateur s'engage avant tous à respecter les règles confidentialités et les échanges avec ses clients. Si le cahier de rappel est en papier, alors mieux vaut le garder dans un lieu sûr à savoir dans un coffre-fort ou une pièce fermée. En ce qui concerne la version digitalisée, vous pouvez sécuriser l'accès au système par le biais d'un mot de passe robuste. L'erreur serait alors de stocker ces données dans des clés USB ou des matériels qui peuvent passer d'une main à une autre. Les renseignements donnés par les clients ne doivent pas être accessibles à tous les personnels de l'établissement. Tout doit se faire dans la discrétion.
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